Jak hodnotíte dosavadní zkušenosti s jednotným měsíčním hlášením zaměstnavatelů z pohledu vašich klientů?
Z našeho pohledu zatím převládá spíše nejistota než skutečné zjednodušení. Myšlenka sjednocení a digitalizace komunikace se státem je samozřejmě správná, nicméně praktická realizace podle nás zatím přináší zaměstnavatelům další administrativní i procesní zátěž.
Řada firem dnes řeší především to, jak správně nastavit interní systémy, odpovědnosti a kontrolní mechanismy tak, aby byla data vykazována konzistentně a bez rizika chyb. V praxi se navíc ukazuje, že i relativně drobné nejasnosti v metodice mohou mít poměrně významný dopad.
I proto si myslím, že podobné změny nejvíce prověří společnosti, které mají zaměstnanecké struktury nastavené standardně, transparentně a dlouhodobě udržitelně. Tam je totiž kvalita dat, evidence i odpovědnost za jednotlivé procesy přirozeně mnohem důležitější součástí každodenního fungování.
Jak hodnotíte dosavadní zkušenosti s jednotným měsíčním hlášením zaměstnavatelů z pohledu vaší kanceláře či společnosti?
I v rámci naší kanceláře znamená nový systém zvýšené nároky na administrativu, kontrolu dat a interní koordinaci. Ačkoliv deklarovaným cílem bylo zjednodušení a sjednocení agendy, v současné fázi vnímáme spíše opačný efekt – tedy potřebu dalších kontrol, ověřování a větší obezřetnosti při zpracování údajů.
EqSA dlouhodobě funguje jako standardní zaměstnavatel s interním týmem specialistů a odpovědnost za správnost mzdové, personální i související agendy proto vnímáme jako zcela přirozenou součást fungování firmy. O to více ale vidíme, jak významně podobné změny zasahují do každodenní praxe a kolik nových kontrolních a administrativních kroků přinášejí.
U podobných změn je to do určité míry pochopitelné. Praxe ale často ukáže, že mezi legislativní představou centralizovaného reportingu a reálným fungováním firem existuje poměrně velký rozdíl.
Na co je podle vás potřeba si zejména dávat pozor?
Podle našeho názoru je největším rizikem podcenění celé změny s tím, že jde pouze o „další formulář“ nebo čistě technickou úpravu.
Ve skutečnosti nový systém výrazně zvyšuje důraz na kvalitu dat, jejich vzájemnou provázanost a odpovědnost za správnost vykazovaných údajů. Jakmile jsou data jednou centralizována a automatizovaně sdílena mezi institucemi, jakákoliv chyba nebo nekonzistence může mít mnohem širší dopady než dříve.
Firmy by proto měly věnovat velkou pozornost nastavení interních procesů, kontrolních mechanismů a jasnému rozdělení odpovědností mezi HR, mzdovým oddělením, účetnictvím a externími poradci.
Současně si myslím, že je důležité neztratit při digitalizaci určitou míru praktičnosti a zdravého rozumu. Ne každé regulatorní zjednodušení totiž ve výsledku skutečně znamená menší administrativní zátěž pro zaměstnavatele.
EqSA je partnerem legalwebu, v rámci této spolupráce byl publikován rovněž tento text.
Webové stránky EqSA můžete navštívit na adrese https://eqsa.cz/
