V následující třetí části seriálu se autoři zabývají elektronickými právními jednáními notářů a advokátů, zejména problematikou notářských zápisů sepisovaných na dálku či konání valných hromad distanční formou. První část představila jednotlivé druhy elektronických podpisů a zabývá se otázkou, které dokumenty lze elektronicky podepsat. V druhé části právníci popisují, jak lze provést ověření pravosti elektronického podpisu a představují možnosti ověřování orgány veřejné moci, notáři a advokáty.
Elektronický notářský zápis
Ačkoliv lze elektronické notářské zápisy (notářské zápisy na dálku) pořizovat od roku 2021, v praxi se nevyužívají tak často, jak by se dalo očekávat. Jak klient, tak notář musí splnit určité technické požadavky pro pořízení veřejné listiny [viz Dytrych in Bílek/Jindřich/Ryšánek/Bernard et al. Notářský řád, § 64a I.]:
- prokázání totožnosti;
- zjištění obsahu projevu vůle účastníků;
- předání dokumentů mezi notářem a zúčastněnými;
- prostředky pro připojení elektronického podpisu;
přičemž prokázání totožnosti je také důležité pro výše popsané ověření pravosti elektronického podpisu notářem nebo advokátem. Notářská komora České republiky za tímto účelem vytvořila zvláštní modul „Notářský zápis na dálku“ v rámci Centrálního informačního systému Notářské komory („CIS“), který umožňuje splnit všechny výše uvedené požadavky. CIS vytváří zabezpečenou virtuální jednací místnost dostupnou přes webový prohlížeč, ve které notář pořádá s účastníky videokonferenci ve smyslu vzájemného přenosu obrazu a zvuku mezi několika elektronickými zařízeními v reálném čase.
Právě zjištění totožnosti se jeví jako v praxi nejobtížnější překážka pro širší využití elektronických notářských zápisů. CIS umožňuje následující způsoby prokazování totožnosti, přičemž tyto musí splňovat požadavky § 64a notářského řádu [tj. (i) technické specifikace, normy a postupy pro vysokou úroveň záruky stanovené v nařízení eIDAS a v prováděcím nařízení Komise (EU) 2015/1502 ze dne 8. září 2015, pokud je doklad totožnosti vydán podle zákona č. 250/2017 Sb., o elektronické identifikaci, nebo (ii) bankovní identita]:
- Bankovní identita: aktuálně poskytovaná všemi hlavními bankami v České republice, nutností je být klientem dané banky, Bank ID lze aktivovat prostřednictvím svého internetového bankovnictví nebo na pobočce banky
- Identita občana
- eObčanka (občanský průkaz vydaný po 1. červenci 2018, který obsahuje čip a jeho elektronická funkcionalita byla aktivována), pro přihlášení je zapotřebí čtečka dokladů a nainstalovaný příslušný software;
- rovnocenné občanské identity z EU, např. AusweisApp (Německo), ID Austria (Rakousko), France Identité (Francie) atd. – doposud tuto možnost neposkytují všechny členské státy EU;
- Prokázání totožnosti prostředkem vydaným soukromoprávními kvalifikovanými poskytovateli
- První certifikační autorita, a.s. (I.CA);
- MojeID (provozována sdružením CZ.NIC).
Určitá slabina spočívá v tom, že notář v rámci virtuální jednací místnosti při zjišťování identity porovnává výše uvedený prostředek elektronické identifikace (způsoby prokazování totožnosti) a osobu sedící před obrazovkou na druhém konci videokonference s příslušným záznamem účastníka v registru obyvatel nebo jiných informačních systémech, které má k dispozici. Zároveň podle státem evidované průkazové fotografie účastníka (popř. podle fotografie evidované jiným státem, jde-li o cizince přihlašujícího se přes rovnocennou občanskou identitu z EU) notář srovnává, zda podoba účastníka na videokonferenci souhlasí.
V době deepfake technologií, kdy jsou šířeny falešné digitální obsahy, vyvstává otázka, jak CIS těmto rizikům čelí, například pokud je oprávněné osobě dočasně odebrána elektronická identita a osoba, která ji odebrala, se do videokonference připojí pod falešnou identitou.
Dále se musí notář přesvědčit o vůli účastníků, přičemž i zde je třeba upozornit na omezení, která videokonference přináší. Jak může notář například vyloučit, že v místnosti, kde se účastník nachází, nejsou další osoby, a že vůle účastníka je svobodná?
Elektronický notářský zápis musí být podepsán kvalifikovaným elektronickým podpisem (QES) a kvalifikovaným časovým razítkem notáře a alespoň uznávaným elektronickým podpisem (RES) účastníků a musí být notářem uložen do Sbírky dokumentů Notářské komory (pouze uloženému elektronickému notářskému zápisu náleží kvalita originálu).
Částečně elektronický notářský zápis vzniká tehdy, když jednání před notářem, včetně zjištění totožnosti a projevu vůle účastníků, probíhá za osobní přítomnosti notáře, avšak notář a účastníci notářský zápis nepodepisují ručně, ale elektronicky.
Elektronická právní jednání advokáta
Portfolio právních jednání advokáta, která mohou být učiněna na dálku, není omezeno zákonem, tj. veškerá právní jednání, která vyžadují písemnou formu nebo připojení ověřených podpisů, mohou být zásadně uzavřena i na dálku. Jako příklad právního jednání na dálku uvedeme valné hromady společností s ručením omezeným a akciových společností, neboť právo obchodních korporací odkazuje na ověření totožnosti.
Jak hmotné právo, tak stavovské předpisy ČAK obsahují pokyny pro identifikaci klienta nebo jiných osob advokátem:
Hmotné právo stanoví u společností s ručením omezeným a akciových společností pro hlasování na valné hromadě jednotná pravidla pro používání technických prostředků (§§ 167, 398 zákona o obchodních korporacích a družstvech, č. 90/2012 Sb., v platném znění („ZOK“):
„Připouští-li společenská smlouva hlasování na valné hromadě nebo rozhodování mimo valnou hromadu s využitím technických prostředků, musí být podmínky tohoto hlasování nebo rozhodování určeny tak, aby umožňovaly společnosti ověřit totožnost osoby oprávněné vykonávat hlasovací právo a určit podíly, s nimiž je spojeno vykonávané hlasovací právo, jinak se k hlasům odevzdaným takovým postupem ani k účasti takto hlasujících společníků nepřihlíží.“
Z praktického hlediska musí technické (elektronické) prostředky umožňovat:
- přímý dálkový přenos obrazu a zvuku z valné hromady;
- ověření totožnosti společníků nebo jejich zmocněnců podle vzhledu a hlasu;
- obousměrnou komunikaci mezi valnou hromadou a společníky v reálném čase; a
- mechanismus pro hlasování před valnou hromadou nebo během ní.
Tyto podmínky musí vyplývat buď ze společenské smlouvy (stanov), jinak je určí jednatelé nebo představenstvo. Zákon však nestanoví, jakým způsobem má probíhat identifikace jednajících osob ani jaká technická řešení musí být použita. Praxe například připouští použití MS Teams, Webex apod. [viz Štenglová in Štenglová/Dědič/Lasák/Pihera/Lála/Josková, Akciové společnosti, bod 1564.] Podle praxe může společnost:
- poskytnout jednajícím osobám hesla, pomocí kterých se přihlásí na valnou hromadu.
V úvahu přicházejí i následující postupy: (1) Telefonické sdělení hesla jednatelem/členem představenstva prostřednictvím mobilního telefonu a následné sdělení hesla společníkem/akcionářem ostatním účastníkům videokonference; (2) zaslání hesla e-mailem/datovou schránkou/SMS a následné sdělení hesla společníkem/akcionářem ostatním účastníkům videokonference; (3) e-mail společníka/akcionáře organizátorovi po zahájení valné hromady s oznámením hesla sděleného na valné hromadě (e-mail může být případně opatřen elektronickým podpisem), nebo
- použít bankovní identitu, nebo
- jiné elektronické identifikační prostředky ve smyslu zákona 250/2017 Sb., o elektronické identifikaci.
Pokud je advokát pověřen zjištěním identity, vyvstává otázka, zda se použije pouze uvedené hmotné právo, nebo i nadto pravidlo § 25d zákona o advokacii, který je obsahově totožný s § 64a notářského řádu, a tudíž stanoví přísnější požadavky než §§ 167, 398 ZOK. Vzhledem k tomu, že hmotné právo hovoří o společnosti jako subjektu, nikoli o advokátovi, byť může vystupovat jako zástupce společnosti, domníváme se, že přísnější § 25d zákona o advokacii se vztahuje na advokáta pouze tehdy, pokud provádí ověření totožnosti v rámci zákona o advokacii, nikoli však v případě, že jedná jako zástupce společnosti (arg. „vyžaduje-li tento zákon“).
Shrnutí seriálu o elektronických právních jednáních v českém právu
Při elektronických právních jednáních je nezbytné důsledně rozlišovat jednotlivé druhy elektronických podpisů, tj. prostý elektronický podpis (SES), zaručený elektronických podpis (AES), uznávaný elektronický podpis (RES) a kvalifikovaný elektronický podpis (QES). Pouze kvalifikovaný elektronický podpis má v České republice ze zákona právní účinky rovnocenné vlastnoručnímu podpisu a má nejvyšší úroveň důvěryhodnosti. Kvalifikovaný certifikát vydaný některou z certifikačních autorit EU/EHP je automatický uznáván jako kvalifikovaný v rámci celé EU, tedy i v České republice. Naším doporučením pro cizince (ať už občany jiného členského státu EU nebo států mimo EU) je opatřit si kvalifikovaný certifikát vydaný certifikační autoritou EU, neboť se jedná o nejjednodušší cestu ke kvalifikovanému elektronickému podpisu.
Ověřování elektronických podpisů (eLegalizace) provádí v České republice orgány veřejné moci, notáři a nově je tento postup umožněn i advokátům, byť systém eLegalizace pro advokáty doposud nebyl spuštěn. V případě orgánů veřejné moci se musí podepisující osoba osobně dostavit před ověřující osobu, naopak notáři (a výhledově také advokáti) mohou identifikovat žadatele na dálku a ověření elektronického podpisu tedy může proběhnout bez osobního kontaktu zúčastněných. Využití služby ověření elektronického podpisu klientům v zásadě doporučujeme, byť má určité limity co do praktické použitelnosti dokumentů s takto ověřeným podpisem.
Na dálku lze sepisovat elektronické notářské zápisy (a to i s využitím dokumentů s ověřeným elektronickým podpisem), například založení společnosti tedy již může proběhnout výlučně distanční formou. Ostatní distanční právní jednání (např. konání valných hromad na dálku) doporučujeme využít spíše jako ultima ratio, jsou-li k tomu splněny předpoklady stanovené právními předpisy.
Jako velký nedostatek vnímáme roztříštěnost úpravy uvedených institutů v rámci Evropské unie. Ačkoliv platí unifikující nařízení eIDAS, v některých členských zemích byl zvolen benevolentnější přístup k ověřování elektronických podpisů než v České republice. Autoři tohoto textu se například nedávno dozvěděli, že v Maďarsku je pro ověření elektronického podpisu advokátem formou dálkové identifikace dostačující zkontrolovat doklad totožnosti klienta v rámci videohovoru vedeného přes Teams či podobnou platformu. Zmíněná roztříštěnost úpravy v jednotlivých státech Evropské unie tak v praxi může působit zmatečně.
Autory analýzy jsou Mgr. Thomas Rechberger Ph. D., Partner a Mgr. Barbora Antalíková, Senior Associate kanceláře Taylor Wessing e|n|w|c advokáti v.o.s.
