Jak hodnotíte dosavadní zkušenosti s jednotným měsíčním hlášením zaměstnavatelů z pohledu vašich klientů?
Naši klienti obecně chápou, proč JMHZ vzniklo a že dlouhodobě dává smysl sjednotit zaměstnanecký reporting do jednoho systému. Praktická zkušenost z posledních měsíců ale ukázala, že první fáze implementace byla mimořádně náročná hlavně po administrativní stránce.
Největší zátěž představovala doregistrace zaměstnanců a pracovních vztahů. Nešlo přitom jen o práci mzdových účetních, ale také HR oddělení a dalších osob ve firmách, které musely ve velmi krátkém čase sesbírat velké množství údajů. Právě při sběru dat jsme se setkávali s tím, že zaměstnanci, případně i jednatelé, nechtěli některé údaje sdělovat nebo je neměli jednoduše k dispozici.
Obecně nejsložitější byla registrace cizinců, kde byl často problém nejen získat potřebné údaje, ale následně i zaměstnance správně zaregistrovat. Velmi často jsme řešili rozdílné zápisy jmen mezi registry nebo nesoulady mezi údaji vedenými u ČSSZ a Ministerstva vnitra, což následně komplikovalo párování zaměstnanců.
V tuto chvíli máme za sebou především registraci zaměstnanců a pracovních vztahů. Teprve nyní se ukáže, jak bude systém fungovat v praxi, protože zaměstnavatele čekají první ostrá podání za duben a následně i zpětná hlášení za leden až březen. Pokud se podaří odstranit technické a procesní problémy, které první měsíce implementace přinesly, věříme, že by JMHZ mohlo do budoucna alespoň část administrativy skutečně zjednodušit a více automatizovat.
Jak hodnotíte dosavadní zkušenosti s jednotným měsíčním hlášením zaměstnavatelů z pohledu vaší kanceláře či společnosti?
Z pohledu praxe se velmi rychle ukázalo, že JMHZ není jen „nové hlášení“, ale poměrně zásadní změna fungování celé zaměstnanecké agendy. Nezasáhlo pouze mzdy, ale také HR procesy, onboarding zaměstnanců a obecně práci s personálními daty. Projekt JMHZ podle nás zároveň velmi rychle ukázal, jak velký význam má průběžná správa personálních dat a jak rozdílnou kvalitu tato data ve firmách často mají.
Poslední měsíce byly velmi intenzivní zejména kvůli registraci pracovních vztahů, kontrole dat a řešení nestandardních situací. V praxi jsme se setkali s řadou technických i procesních problémů, které ale bylo možné ve spolupráci s příslušnou správou sociálního zabezpečení postupně dořešit. Přestože telefonická komunikace bývala často komplikovaná, musíme ocenit poměrně rychlé reakce a vstřícnost při e-mailové komunikaci.
Krátkodobě zatím nevidíme snížení administrativní zátěže mzdových oddělení, spíše naopak. Do budoucna ale určitý potenciál vidíme, a to především pokud budou data opravdu využitelná i pro další agendy a podaří se postupně omezit duplicitní reporting. Největší škodou je však to, že do systému zatím nejsou zapojeny i zdravotní pojišťovny, kdy právě jejich zapojení by bylo logickým krokem a zaměstnavatel tak skutečně komunikoval pouze prostřednictvím jednoho hlášení.
Na co je podle vás potřeba si zejména dávat pozor?
Za nejdůležitější považujeme kvalitu vstupních dat. Pokud jsou údaje o zaměstnancích neaktuální nebo neúplné, problémy se následně velmi rychle přenášejí do registrací i samotných hlášení a jejich opravy bývají časově velmi náročné. V praxi se navíc ukázalo, že řada společností historicky některé údaje vůbec neevidovala nebo je měla vedené v různých systémech rozdílně.
Za jednu z nejproblematičtějších oblastí, kterou zákon o JMHZ přinesl, považujeme registraci zaměstnanců před nástupem do práce. Zaměstnavatel musí získat velké množství údajů ještě před vznikem pracovního vztahu, aniž by měl jistotu, že zaměstnanec skutečně nastoupí. V praxi navíc často dochází ke změnám na poslední chvíli, odkladům nástupu nebo úplnému zrušení nástupu zaměstnance. To vytváří poměrně velký tlak na správné nastavení onboarding procesu i interních odpovědností.
Tato povinnost zatím platí pouze pro zahraniční zaměstnance, ale od 1. 7. by měla být účinná pro všechny zaměstnance. O to důležitější proto bude nastavit si uvnitř společnosti jasný proces, kdo odpovídá za sběr, kontrolu a předání údajů mzdové účtárně. Nový režim registrace zaměstnanců před nástupem do práce bude pro řadu zaměstnavatelů znamenat výraznou změnu fungování celé zaměstnanecké administrativy.
Hills Legal je součást poradenské skupiny Hills a partner legalwebu, v rámci této spolupráce publikovala rovněž tento text.
Webové stránky poradenské skupiny Hills můžete navštívit na adrese https://www.hills-group.cz/
