Podle Kristijana Arsovskiho přitom nejde pouze o technickou otázku elektronického podepisování, ale o problematiku, která může významně ovlivnit každodenní fungování obchodních společností.
Zákon o právu na digitální služby totiž za splnění stanovených podmínek přiznává zaručenému elektronickému podpisu evidovanému v Portálu občana účinky úředně ověřeného podpisu. Toto pravidlo se však neuplatní ve všech situacích. Právní úprava obsahuje výjimky, v jejichž důsledku se možnosti elektronického podepisování jednotlivých korporátních dokumentů začínají rozcházet.
V poslední době se hodně mluví o elektronických podpisech s účinky úředně ověřeného podpisu. Je skutečně možné některé korporátní dokumenty podepisovat čistě elektronicky?
U celé řady korporátních dokumentů, u nichž zákon vyžaduje úředně ověřený podpis, lze za splnění zákonných podmínek využít elektronický podpis s účinky úředně ověřeného podpisu. Typicky se může jednat například o smlouvu o převodu podílu, prohlášení o převzetí vkladové povinnosti nebo vzdání se přednostního práva.
Zákon o právu na digitální služby dokonce umožňuje, aby měl zaručený elektronický podpis evidovaný v Portálu občana účinky úředně ověřeného podpisu. Tato možnost však není bezvýjimečná.
Přesto mluvíte o tom, že se pravidla štěpí. Proč?
Protože právní názor DIA současně ukazuje, že ne všechny případy podléhají stejnému režimu. Klíčové totiž není pouze to, zda zákon požaduje úředně ověřený podpis, ale také z jakého důvodu jej požaduje. Středobodem celé problematiky je § 441 odst. 2 občanského zákoníku.
Co přesně toto ustanovení říká?
Občanský zákoník stanoví, že vyžaduje-li právní jednání formu veřejné listiny, postačí, aby byla plná moc k tomuto právnímu jednání udělena v písemné formě s úředně ověřeným podpisem.
Jde tedy o ustanovení upravující zastoupení. Pokud někdo nechce nebo nemůže určité právní jednání učinit osobně a nechá se zastoupit, zákon stanoví zvláštní požadavky na formu plné moci, má-li být zastoupené právní jednání zachyceno ve formě veřejné listiny. Právě zde vzniká zajímavý střet se zákonem o právu na digitální služby.
Hovoříte o kolizi. V čem spočívá?
Zákon o právu na digitální služby v § 6 odst. 2 obecně umožňuje nahradit úředně ověřený podpis elektronickým podpisem splňujícím zákonné podmínky. Současně však v § 6 odst. 3 stanoví výjimku, která dopadá právě na plné moci uvedené v poslední větě § 441 odst. 2 občanského zákoníku.
Jinými slovy, zákon na jedné straně podporuje digitalizaci a přiznává některým elektronickým podpisům účinky úředně ověřeného podpisu, na druhé straně však zachovává tradiční režim pro plné moci používané při právních jednáních, která mají být zachycena ve formě veřejné listiny.
Jak se to projevuje v korporátní praxi?
Zatímco například smlouvu o převodu podílu lze podle zákona a právního názoru DIA za splnění zákonných podmínek podepsat elektronicky, u některých plných mocí elektronický podpis nestačí.
Pokud například společník uděluje jiné osobě plnou moc k založení společnosti nebo ke změně společenské smlouvy, která má být provedena formou notářského zápisu o právním jednání, uplatní se výjimka podle § 6 odst. 3 zákona o právu na digitální služby.
Do celé diskuse vstupuje také rozdíl mezi jednotlivými druhy notářských zápisů. Proč je důležitý?
Většina lidí vnímá notářský zápis jako jednotnou kategorii. Právní úprava však rozlišuje několik odlišných situací.
První představuje notářský zápis o právním jednání. Typicky jde o založení společnosti, změnu společenské smlouvy dohodou společníků nebo jiné právní jednání, u něhož zákon vyžaduje formu veřejné listiny.
Druhou kategorií je notářský zápis o rozhodnutí orgánu právnické osoby podle § 80a a násl. notářského řádu. V tomto případě notář nezachycuje samotné právní jednání účastníků, ale osvědčuje průběh a výsledek rozhodování orgánu společnosti.
Toto rozlišení bývá často přehlíženo. V kontextu elektronických podpisů a požadavků na formu plných mocí však může být zásadní pro určení toho, jaký právní režim, resp. požadavek na formu se na konkrétní situaci použije.
Je tedy české korporátní právo příliš formalistické?
Ne nutně. Spíše se ukazuje, že jednotlivé právní předpisy vznikaly v různých obdobích a sledovaly odlišné cíle.
Občanský zákoník upravuje zejména ochranu účastníků právního jednání, mimo jiné prostřednictvím požadavků na jeho formu. Notářský řád zajišťuje veřejnou kontrolu některých významných korporátních rozhodnutí. Zákon o právu na digitální služby naopak sleduje rozvoj digitalizace právních jednání a komunikace s veřejnou správou.
Teprve nyní v praxi začínáme naplno vidět, jak se tyto předpisy vzájemně potkávají a jaké důsledky jejich souběžná aplikace přináší.
Dá se na tuto situaci reagovat již při zakládání společnosti?
Určitě. Podle mého názoru právě zde spočívá největší praktický význam celé problematiky.
Výhody elektronických podpisů se často začínají řešit až ve chvíli, kdy je zapotřebí provést konkrétní korporátní změnu. O budoucí míře digitalizace společnosti však lze rozhodovat již při jejím založení.
Zákon o obchodních korporacích totiž v řadě oblastí umožňuje odchýlit se od zákonného modelu a nastavit vnitřní fungování společnosti individuálně. Některé korporátní procesy lze díky tomu zjednodušit a omezit počet situací, v nichž je nutné pořizovat notářský zápis o právním jednání nebo obstarávat plné moci s úředně ověřenými podpisy.
Typickým příkladem je změna společenské smlouvy. Zákon stanoví, že společenská smlouva může být změněna dohodou všech společníků, přičemž tato dohoda musí mít formu veřejné listiny. Současně však umožňuje, aby společenská smlouva stanovila, že její změny bude možné přijímat rozhodnutím valné hromady.
Na první pohled se může jednat o technický detail. Ve skutečnosti však takové nastavení může mít podstatný dopad na budoucí fungování společnosti. Právě zde se otevírá prostor pro promyšlené nastavení korporace již při jejím založení.
V praxi se ale často využívají velmi jednoduché vzory společenských smluv.
To je pravda. Řada jednodušších společností vzniká na základě standardizovaných vzorů, které jsou zaměřeny především na rychlost založení a nižší počáteční náklady. Takové řešení může být zcela dostačující, pokud má společnost dlouhodobě fungovat v jednoduchém a stabilním režimu.
Jestliže však již při založení víme, že společnost bude měnit vlastnickou strukturu, převádět podíly, přijímat investory nebo provádět jiné změny spojené se změnou společenské smlouvy, vyplatí se jejímu nastavení věnovat větší pozornost.
Úspora při založení společnosti totiž může být později převážena náklady a formalitami spojenými s každou další korporátní změnou.
Zmínil jste také rozdíl mezi notářským zápisem o právním jednání a notářským zápisem podle § 80a a násl. notářského řádu. Jaký má praktický dopad?
Zákon o obchodních korporacích pracuje jak s případy, kdy je forma veřejné listiny vyžadována pro samotné právní jednání, tak s případy, kdy se notářským zápisem pouze osvědčuje rozhodnutí orgánu společnosti.
Na první pohled může jít o podobné situace. Jejich právní režim však může být v kontextu zákona o právu na digitální služby a požadavků na formu plné moci odlišný.
Právě zde se podle mého názoru nejvýrazněji projevuje ono „štěpení“ korporátní agendy z hlediska formálních požadavků na jednotlivé korporátní akty, včetně plných mocí udělovaných k právním jednáním týkajícím se obchodních korporací. Zatímco některé dokumenty lze již dnes za splnění zákonných podmínek vyřídit plně elektronicky, jiné zůstávají navázány na tradiční formální požadavky vyplývající z § 441 odst. 2 občanského zákoníku a z výjimky zakotvené v § 6 odst. 3 zákona o právu na digitální služby.
Co si z toho mají odnést podnikatelé?
Především to, že digitalizace korporátní agendy nezačíná elektronickým podpisem. Začíná již při sepisu společenské smlouvy a při rozhodování o tom, jakým způsobem bude společnost do budoucna fungovat.
Kdo si fungování společnosti v klíčových otázkách nastaví promyšleně, může si do budoucna významně snížit množství administrativních kroků, náklady i počet situací, v nichž bude nutné obstarávat listinné dokumenty, ověřovat podpisy nebo osobně navštěvovat notáře.
Současná diskuse o elektronických podpisech tak není pouze debatou o technologiích. Je také debatou o tom, jakým způsobem budeme v budoucnu konstruovat a spravovat samotné obchodní korporace.
Začínáme totiž vidět, že hranice mezi „digitálním“ a „nedigitálním“ světem nevede vždy podle významu konkrétního právního jednání, ale často podle historicky vzniklých požadavků na formu jednotlivých právních aktů. S touto otázkou se bude muset české korporátní právo v nadcházejícím období vypořádat, chceme-li dosáhnout skutečně úplné elektronizace této agendy.
Popsaná situace je přitom pouze jedním z více příkladů rozdílů, se kterými se mohou podnikatelé v korporátní praxi setkat. Je proto vhodné mít tyto odlišnosti na paměti a již před provedením konkrétního právního jednání přemýšlet o tom, jak celý proces nastavit co nejefektivněji.
Brodec & Partners je partnerem legalwebu, v rámci této spolupráce byl publikován rovněž tento text.
Webové stránky Brodec & Partners je možné navštívit na adrese https://www.akbrodec.cz/
