Utilizace neříká, jestli vyděláváme
Utilizace je v advokacii nejsledovanější ukazatel výkonu. Odpovídá na otázku, jestli tým odpracoval dostatek hodin pro klienta. To je zásadní informace pro řízení službového businessu, ale je to teprve začátek cesty, na jejímž konci jsou peníze na účtu. O tom, co se s odpracovanými hodinami stalo dál, utilizace neříká nic.
Mezi odpracovanou hodinou a hotovostí stojí čtyři kroky a na každém z nich se část hodnoty ztrácí. Hodina se nejprve musí vykázat. Telefonáty, krátké konzultace a rychlé reakce na e-mail často ve výkazu nikdy neskončí. V druhém extrému to z pohledu klienta může vypadat, že advokátní taxametr běží i za to, že se koncipient napije kávy.
Vykázaná hodina se dále musí dostat na fakturu. Partner si projde výkazy a část hodin proškrtá, protože se mu nezdají obhajitelné vůči klientovi. Zbylé hodiny se pak prodají za cenu, která může být nižší než ceníková sazba, ať už kvůli sjednané slevě, zaokrouhlení ve prospěch klienta nebo zahrnutí do paušálu.
A konečně vystavená faktura musí být zaplacena, což u některých klientů může trvat déle. Kancelář, která sleduje pouze utilizaci, vidí první z těchto kroků. Zbývající tři kroky visí někde mezi advokátním systémem a účetnictvím.
Co se ukáže, když se začne měřit
V jedné firmě, která rychle rostla pomocí akvizic, jsem vedl controlling pro čtyři evropské země. Služby se dlouho sledovaly pouze pomocí tržeb. Mzdy pracovníků byly schované v celkových nákladech. Na úrovni celku to dávalo smysl, na úrovni řízení z toho nešlo poznat, kde se daří a kde ne.
Zavedli jsme jednotné vykazování hodin a týmy se začaly bránit. Byla to práce navíc a lidem se to nelíbilo, protože museli přiznat, kolik času padne na věci, které nikdo nefakturuje. Jakmile ale data začala chodit, ukázaly se tři věci. Rozdíly mezi lidmi na stejné pozici, které se špatně vysvětlovaly. Typy služeb, které spotřebují nesrovnatelně víc času, než odpovídá jejich ceně. A rozdíly mezi zeměmi, které do té doby nikdo neuměl porovnat. Celé to zabralo přibližně rok, protože šlo o čtyři země a čtyři různé zvyklosti. Kancelář s deseti advokáty a jedním systémem je jiná situace.
Čtyři zásadní čísla
Prvním z nich je zmiňovaná utilizace, tedy poměr vykázaných hodin ke kapacitě. Zásadní je, jak se stanoví samotná kapacita. Realistická kapacita zohledňuje svátky, dovolené a nemoci.
Druhým číslem je fakturovatelnost, tedy podíl hodnoty vykázaných hodin, který se skutečně dostal na fakturu. Hodiny, které by se před klientem složitě vysvětlovaly, partneři často škrtají na poslední chvíli před odesláním faktury.
Třetím číslem je efektivní sazba, tedy dopad té ztráty vyjádřený v korunách na vykázanou hodinu. Ukazuje, za kolik se hodina reálně prodala, a často se liší od ceníkové ceny. Někdy jde o vědomé obchodní rozhodnutí, někdy o historické důvody a osobní vztahy. Proto je užitečné sledovat efektivní sazbu podle klientů. Bez ní se nedá spočítat bod zvratu ani rozhodnout o náboru nového koncipienta.
Tato tři čísla mají společnou vlastnost. V souhrnné podobě zakrývají podstatu problémů. Kancelář s osmdesátiprocentní utilizací a slušnou celkovou marží může mít polovinu zakázek ztrátovou, aniž by to z celkových čísel bylo patrné. Často se stane, že několik dobře nastavených klientů táhne výsledek celé kanceláře a zbytek portfolia se veze. Vždy je důležité sledovat rozpad podle jednotlivých lidí včetně partnerů, typu služeb a zákazníků.
Čtvrtým číslem je tzv. lock-up, tedy počet dní, které uplynou od odpracování hodiny do připsání platby na účet. Na rozdíl od předchozích tří má lock-up smysl v souhrnné podobě. Skládá se ze dvou částí. První je doba od odvedení práce k vystavení faktury. Jedná se o interní záležitost každé kanceláře a řeší se úpravou fakturačního procesu. Druhá je doba od vystavení faktury k platbě, což je otázka smluvních podmínek a vymáhání. Když kancelář fakturuje s odstupem 20 dní po odvedení práce a klient pak platí dalších 30 dní, na peníze se čeká 50 dní od chvíle, kdy je práce hotová. Význam tohoto čísla roste s růstem kanceláře, protože každá nová zakázka představuje nejprve výdaj v podobě mezd a teprve s odstupem času příjem.
První tři čísla si ukážeme na příkladu koncipienta.
Ze 160 hodin je reálně k dispozici 142. Zbytek padne na dovolenou, svátky a nemoci. Z těch 142 hodin se na klienty vykáže v průměru 100 měsíčně. Utilizace je tedy 70 procent. Zbylých 42 hodin šlo na porady, školení, interní věci a obchod.
Sto vykázaných hodin má při ceníkové sazbě 2 500 Kč hodnotu 250 tisíc Kč. Klientovi se ale vyfakturovalo jen 200 tisíc Kč. Fakturovatelnost je 80 procent a chybějících 50 tisíc jsou odepsané hodiny, slevy a stropy v paušálech.
Z toho vychází efektivní sazba 2 000 Kč. Tolik jste reálně dostali za hodinu, kterou koncipient vykázal na klienta. A nakonec číslo, které ta předchozí spojuje dohromady, výnos na zaplacenou hodinu. Zaplatili jste koncipientovi 160 hodin a vyfakturovali 200 tisíc, takže na jednu zaplacenou hodinu vychází 1 250 Kč.
Jak si to nastavit
Kancelář, která má systém na vykazování a vede účetnictví, už většinu dat má. Níže je pět tipů, jak zlepšit výkonnost firmy.
Nastavit realistickou kapacitu. Utilizace stojí a padá s tím, čím se dělí. Když se počítá ze 160 hodin měsíčně, číslo je nižší, než odpovídá skutečnosti, a ztrácí důvěryhodnost. Je potřeba odečíst dovolenou, svátky a nemoc. V prosinci a v srpnu vyjde kapacita výrazně jinak než v březnu, a to je v pořádku.
Poctivé vykazování i toho, co se nefakturuje. Interní porady, školení, obchod, správa kanceláře. Bez toho není možné zjistit, kolik času reálně zbývá na klienty.
Správné vykazování se nedá vynutit kontrolou, protože zápis dělá každý sám za sebe. Lidé vykazují poctivě, když vidí, k čemu jim to je. Rozdělení práce, argument pro nábor, podklad pro odměňování. Požadavek na vykazování se musí komunikovat tak, aby to nebylo vnímáno jako další tabulka pro vedení. Krátké úkony, telefonát, rychlá odpověď na e-mail, se nevykážou, pokud zápis trvá déle než úkon sám. Vykazování během dne funguje výrazně lépe než zpětné doplňování z paměti. Trestání nízké utilizace hned v prvních měsících vede k tomu, že si lidé číslo upraví, aby vypadalo lépe. Tím se ztrácí přesně ta informace, kvůli které se vykazování zavádělo.
Fakturovatelnost se zlepší tím, že se jednou měsíčně projde, jaká část hodnoty vykázaných hodin skutečně skončila na faktuře, a to za celou kancelář i po jednotlivých lidech. Když číslo dlouhodobě klesá u jednoho člověka nebo jednoho typu zakázky, začne se řešit příčina.
Efektivní sazba se zlepší tak, že se u vybočujících klientů zjistí důvod nízké ceny. Sazby v paušálních smlouvách se aspoň jednou ročně přepočítají proti reálně odvedeným hodinám, protože paušál nastavený před dvěma lety často neodpovídá dnešní pracnosti.
Lock-up má dvě části a řeší se odděleně. Zpoždění fakturace se dá vyřešit zrychlením uzavření výkazů za minulý měsíc, nebo zvýšením frekvence, například fakturací dvakrát měsíčně. Dobu splatnosti lze zkrátit úpravou smluvních podmínek u nejpomalejších klientů a pravidelným upomínáním před splatností.
Co si z toho vzít
Tahle čtyři čísla, utilizace, fakturovatelnost, efektivní sazba a lock-up, dohromady ukážou, co samotná utilizace skryje. Kancelář s dobrou celkovou marží může mít polovinu zakázek ztrátovou, aniž by to z ročního výsledku poznala. Data na to většina kanceláří už má, v advokátním systému i v účetnictví. Chybí jen je dát vedle sebe a číst je pravidelně každý měsíc.
Ing. Oskar Kříženecký je externí CFO pro majitele malých a středních firem. Přes deset let pracoval v mezinárodních korporacích Avast, Weber a Arkance, kde stavěl finanční modely, forecasty a reporting pro firmy se stovkami milionů v obratu. Dnes pomáhá majitelům rozumět vlastním číslům a rozhodovat se podle nich. Více na fiduciamforbusiness.cz.
